Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Slonge Solutions Tobler (Einzelfirma) Neugasse 44 9000 St. Gallen, Schweiz UID: CHE-378.806.083 E-Mail: [email protected]

2. Erhobene Daten

Wir erheben und verarbeiten folgende personenbezogene Daten:

2.1 Kontodaten

• E-Mail-Adresse
• Name
• Passwort (verschlüsselt gespeichert)

2.2 Geschäftsdaten

• Rechnungen und Rechnungspositionen
• Ausgaben und Belege
• Zeiterfassungsdaten
• Kundendaten (Name, Adresse, Kontaktdaten)
• Projektdaten

2.3 Technische Daten

• IP-Adresse
• Browser-Informationen
• Zugriffszeiten
• Session-Daten

3. Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten für folgende Zwecke:

• Bereitstellung unserer Dienstleistungen (Rechnungs- und Ausgabenverwaltung)
• Benutzerverwaltung und Authentifizierung
• Kommunikation mit Ihnen (z.B. Passwort-Zurücksetzung)
• Zahlungsabwicklung (über Stripe)
• Verbesserung unserer Dienste

4. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von:

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO / Art. 31 revDSG)
• Gesetzliche Pflichten (insb. Aufbewahrungspflichten gemäss OR)
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

5. Datenweitergabe an Dritte

Wir geben Ihre Daten an folgende Kategorien von Empfängern weiter:

5.1 Stripe (Zahlungsabwicklung)

Stripe, Inc., 510 Townsend Street, San Francisco, CA 94103, USA Zweck: Zahlungsabwicklung und Abonnementverwaltung Datenkategorien: E-Mail, Zahlungsdaten

5.2 OpenAI (optionale KI-Funktionen)

OpenAI, L.L.C., San Francisco, USA Zweck: Extraktion strukturierter Angaben sowie Vorschläge für Belege, Lieferantenrechnungen und Buchungen bei Nutzung der entsprechenden KI-Funktion Datenkategorien: Je nach Funktion ausgewählte Eingaben, E-Mail-Betreff und -Inhalt, Belegbilder, Bildanhänge sowie aus PDF-Dokumenten extrahierter Text Hinweis: KI-Ergebnisse können unvollständig oder ungenau sein und müssen vor der Übernahme geprüft werden.

5.3 ChatGPT-App (optional)

Wenn Sie die Slonge-App in ChatGPT verbinden, erlauben Sie ChatGPT von OpenAI, über diese App in Ihrem Slonge-Konto zu handeln. Das geschieht nur, wenn Sie die App aktiv verbinden, und Sie können die Verbindung jederzeit trennen.

• Zweck: Rechnungen auf Ihre Anweisung erstellen, auflisten, herunterladen und versenden.
• Daten, die ChatGPT über die App zur Verfügung stehen: Kundennamen, E-Mail- und Postadressen, die Sie suchen oder anlegen lassen; Rechnungsnummern, Positionen, Beträge, MwSt., Fälligkeitsdaten und Status; sowie kurzlebige (10 Minuten) Download-Links für Rechnungs-PDFs. Buchhaltungs-, Bank-, Einstellungs- oder sonstige Daten werden nicht zur Verfügung gestellt.
• Empfänger: OpenAI, L.L.C., San Francisco, USA. Was Sie in ChatGPT eingeben und was die App an ChatGPT zurückgibt, wird von OpenAI nach deren eigenen Bedingungen und Datenschutzerklärung sowie Ihren ChatGPT-Einstellungen verarbeitet. Geben Sie in ChatGPT keine Daten ein, die OpenAI nicht verarbeiten soll.
• Was Slonge speichert: die Verbindung (App-Name, Benutzer, Firma, Zeitstempel), Zugriffs- und Aktualisierungstoken nur als nicht umkehrbare Hashes sowie einen Audit-Log-Eintrag für jede Aktion der App in Ihrem Konto. Zugriffstoken laufen nach 1 Stunde ab, Aktualisierungstoken nach 30 Tagen.
• Ihre Kontrolle: Nur Benutzer mit der Berechtigung zur Rechnungsverwaltung können die App verbinden. Administratoren können die Verbindung jederzeit unter Einstellungen → API widerrufen; der Zugriff endet sofort. Rechnungen werden nur an die in Slonge hinterlegte Adresse des Kunden gesendet.
• Aufbewahrung: Widerrufene oder abgelaufene Verbindungsdatensätze und die zugehörigen Audit-Log-Einträge werden als Teil des Prüfpfads aufbewahrt, höchstens so lange wie die zugehörigen Geschäftsunterlagen (10 Jahre).

5.4 Cloud-Infrastruktur

• Datenbank und Anwendung: Deutschland (Hetzner Online GmbH, Nürnberg)
• Hochgeladene Dateien und verschlüsselte Datenbank-Backups: Backblaze, Inc. (USA), Rechenzentrum in der EU (Amsterdam)
• Netzwerk/CDN (Weiterleitung des Datenverkehrs): Cloudflare, Inc. (USA)
• E-Mail-Versand: Über konfigurierten SMTP-Anbieter

6. Datenspeicherung und Aufbewahrung

6.1 Aufbewahrungsfristen

• Geschäftsunterlagen (Rechnungen, Belege): 10 Jahre (gemäss OR)
• Kontodaten: Bis zur Kontolöschung
• Technische Logs: 90 Tage

6.2 Bei Kündigung

Nach Beendigung Ihres Abonnements werden Ihre Daten nach einer Übergangsfrist von 30 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

7. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte:

• Auskunft: Sie können Auskunft über Ihre gespeicherten Daten verlangen.
• Berichtigung: Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
• Löschung: Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen (unter Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten).
• Datenportabilität: Sie können Ihre Daten in einem gängigen Format exportieren.
• Widerspruch: Sie können der Verarbeitung widersprechen.

Anfragen richten Sie bitte an: [email protected]

8. Cookies

8.1 Technisch notwendige Cookies

Diese Cookies sind für den Betrieb der Anwendung erforderlich und können nicht deaktiviert werden:

• Session-Verwaltung (Anmeldung)
• Sicherheitsfunktionen (CSRF-Schutz)
• Speicherung Ihrer Cookie-Auswahl und der Spracheinstellung

8.2 Statistik-Cookies (nur mit Ihrer Einwilligung)

Wenn Sie im Cookie-Hinweis zustimmen, setzen wir anonyme Statistik-Cookies mit dem Dienst PostHog (Server in der EU) ein. Dabei erfassen wir eine zufällige Besucher-ID, aufgerufene Seiten, Herkunft (Referrer-Domain, UTM-Parameter) und Aktionen im Anmelde- und Testablauf – keine Rechnungsinhalte, Namen oder E-Mail-Adressen. Nach der Anmeldung wird die Besucher-ID mit einer technischen Konto-ID verknüpft. Die Cookies sind höchstens 90 Tage gültig.

Ohne Einwilligung werden keine Statistik-Cookies gesetzt. Ihre Auswahl können Sie jederzeit über den Link «Cookie-Einstellungen» in der Fusszeile der Website ändern; beim Ablehnen werden bereits gesetzte Statistik-Cookies gelöscht.

9. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Massnahmen ein:

• Verschlüsselte Übertragung (TLS/HTTPS)
• Passwort-Hashing (bcrypt)
• Multi-Faktor-Authentifizierung (optional)
• Regelmässige Sicherheitsupdates
• Zugriffskontrolle

10. Änderungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen. Die aktuelle Version finden Sie stets auf unserer Website.

11. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich an:

Slonge Solutions Tobler Neugasse 44 9000 St. Gallen E-Mail: [email protected]

12. Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Es gilt Schweizer Recht. Gerichtsstand ist St. Gallen, Schweiz.